基层人事档案管理工作存在的问题及对策

□ 黄素丽

人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，人事档案管理水平的高低直接体现着人力资源管理能力的好坏，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持，从而积极推动基层人事档案管理工作的开展，以提高人事档案工作的管理水平，为人事管理工作提供更好的保障和服务。

一、目前人事档案管理主要存在的问题

(一)对人事档案的重视程度不够。一种是思想认识陈旧片面。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少一些，人们就认为人事档案“没什么用了”；另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。以上两种轻视人事档案工作的思想都表明了一些人对人事档案工作缺乏了解，对在人才资源开发中人事档案的作用缺乏认识。　       (二)档案管理不规范。一是收集归档工作制度不健全、执行不严格。少数管档部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度。即使建立了制度也在不同程度上存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、不准确。虽然《干部人事档案材料收集归档规定》文件中对人事档案收集归档的范围作了规定，但当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。　　

    (三)档案室硬件环境设施不齐全。对人事档案管理必备的条件解决落实差，有个别基层单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄和潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

    (四)管档人员业务不熟、档案管理手段落后。基层管档人员没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求和档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。个别管理人员在接转、调出、转入、退休等需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，严重影响了档案的保密性。目前，档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

二、人事档案管理的对策与思考

(一)提高认识，加强领导。人事档案是用人单位在管理人力资源的过程中形成的人事记录，可以较为全面地反映个人的工作能力、工作表现以及个人品德等方面的状况。人事档案是做好档案工作的基本条件之一，借助人事档案了解一个人在各个时期的表现。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导。

    (二)加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门要建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需2平方米至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开。

    (三)加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。一是由组织部门每2年~3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集和鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。二是配置专(兼)职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一及内容的完整、真实、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作、熟练档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

    (四)建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。要利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，必须建立适合基层工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，也可把它设计为人力资源管理系统的一个子系统，从而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，提高人事档案工作的科学管理水平，为基层工作提供有力保障。

    总之，人事档案能够为用人单位提供较为完整的人才信息，方便领导作出用人决策，更好地发挥人力资源的作用。人事档案管理工作的好坏会直接影响到用人单位的工作效率，直接影响到每个人的切身利益，只有管理好人事档案，发挥档案的最佳作用，充分挖掘人力资源的潜力，才能在最大程度上保障整个基层人事工作的正常运行。

（作者系新蔡县河坞乡人力资源社会保障服务所）